Privacy policy

The responsible party within the meaning of the data protection laws, in particular the EU General Data Protection Regulation (DSGVO), is:

ICO-LUX GmbH
Hans-Knöll-Str. 6
07745 Jena

Managing directors with sole power of representation:
Lars Winterfeld, Dr. Stefan Brechtken, Jan Franke

E-Mail: info@ico-lux.de
Phone: +49 3641 92 90 988

Your data subject rights

You can exercise the following rights at any time using the contact details provided by our data protection officer:

• Information about your data stored by us and its processing (Art. 15 DSGVO),
• Correction of incorrect personal data (Art. 16 DSGVO),
• Deletion of your data stored by us (Art. 17 DSGVO),
• Restriction of data processing if we are not yet allowed to delete your data due to legal obligations (Art. 18 DSGVO),
• objection to the processing of your data by us (Art. 21 DSGVO) and
• Data portability, insofar as you have consented to the data processing or have concluded a contract with us (Art. 20 DSGVO).
• If you have given us consent, you can revoke it at any time with effect for the future.

You may at any time lodge a complaint with a supervisory authority, e.g. the competent supervisory authority in the federal state of your residence or the authority responsible for us as the controller.

A list of supervisory authorities (for the non-public sector) with address can be found at: bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Collection of general information when you visit our website Nature and purpose of processing:

When you access our website, i.e., when you do not register or otherwise submit information, information of a general nature is automatically collected. This information (server log files) includes, for example, the type of web browser, the operating system used, the domain name of your Internet service provider, your IP address and the like.

In particular, they are processed for the following purposes:

• Ensuring a smooth connection setup of the website,
• Ensuring a smooth use of our website,
• evaluating system security and stability, and
• to optimize our website.
• We do not use your data to draw conclusions about you personally. Information of this kind will be statistically evaluated anonymously by us, if necessary, in order to optimize our website and the technology behind it.

Legal basis and legitimate interest:.
The processing is carried out in accordance with Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO on the basis of our legitimate interest in improving the stability and functionality of our website.

Receivers:
Recipients of the data may be technical service providers who act as order processors for the operation and maintenance of our website.

Duration of storage:
The data is deleted as soon as it is no longer required for the purpose of collection. This is generally the case for data used to provide the website when the respective session has ended.

In the case of storage of data in log files, this is the case after 14 days at the latest. Storage beyond this period is possible. In this case, the IP addresses of the users are anonymized, so that an assignment of the calling client is no longer possible.

Provision mandatory or required:
The provision of the aforementioned personal data is neither legally nor contractually required. However, without the IP address, the service and functionality of our website is not guaranteed. In addition, individual services and services may not be available or may be limited. For this reason, an objection is excluded.

Contact form and registration form for contact via e-mail.

Type and purpose of processing:
The data you enter will be stored for the purpose of individual communication with you. For this purpose, it is necessary to provide a valid e-mail address and your name. This serves the assignment of the request and the subsequent response to the same. The provision of further data is optional.

Legal basis:
The processing of the data entered in the contact form is based on a legitimate interest (Art. 6 para. 1 lit. f DSGVO).

By providing the contact form, we would like to enable you to contact us in an uncomplicated manner. The information you provide will be stored for the purpose of processing the request and for possible follow-up questions.

If you contact us to request a quote, the data entered in the contact form will be processed to carry out pre-contractual measures (Art. 6 para. 1 lit. b DSGVO).

Receiver:
Recipients of the data are, if applicable, order processors.

Storage period:
Data will be deleted no later than 6 months after processing the request.

If a contractual relationship arises, we are subject to the statutory retention periods under the German Commercial Code (HGB) and delete your data after these periods have expired.

Provision mandatory or required:
The provision of your personal data is voluntary. However, we can only process your request if you provide us with your name, e-mail address and the reason for the request.

Use of Matomo (formerly Piwik).
On this website, the service Matomo is used. This is an analysis tool for website operators, which allows the operator to collect and analyze data about user behavior. This enables us to optimally adapt the offer of our website to the needs of our users. For this purpose, among other things, the recognition of the user is necessary, even if he moves on different subpages of the website.

We use Matomo in a privacy-friendly configuration that does not require cookies and use the tool exclusively on our own servers, so that a transfer of the collected data to third parties is excluded. Instead, so-called "device fingerprinting" is used, in which information about the user's terminal device is stored on our server together with information about the use of the website for the purpose of recognizing the user. This enables us to find out when the user accessed which pages. Depending on the user's network configuration, we also collect information about the region, operating system, browser used, referrer and IP address. The latter is anonymized before storage so that it can no longer be clearly assigned to the user. The above information is stored for a maximum of 24 hours. This allows us to measure which actions are performed by users - for example, clicks on links or length of stay on a sub-page.

Matomo is used on the basis of Art. 6 (1f) of the DS-GVO, according to which the website operator has a legitimate interest in the anonymized analysis of user behavior in order to evaluate and improve its web offering.

Objection:
You can object to the storage and analysis of your data by Matomo at any time via the link below. A so-called opt-out cookie will then be stored on your device, which is valid for two years. As a result, Matomo will not collect any session data. However, please note that the opt-out cookie will be deleted if you delete all cookies.

For more information on the privacy settings of the Matomo software, please see the following link: matomo.org/docs/privacy.

Appointment Planner
This site uses the appointment scheduler service of Harmonizely.com. This allows visitors to choose and book an appointment themselves. Harmonizely has been integrated as an iFrame. The privacy policy of Harmonizely can be found under the following link: harmonizely.com/privacy

Application procedure, possibility to apply.
For the purpose of handling the application procedure, the data controller collects and processes the personal data of applicants. The processing may be transmitted by electronic means. This is particularly the case if the applicant fills in his/her data via the application forms provided on the website and transmits them to the controller. If the data controller concludes an employment contract with the applicant, the transmitted data will be stored for the purpose of processing the contract, taking into account the statutory time limits. If no employment contract is concluded, the application documents will be deleted two months after notification of the rejection decision, provided that no other legitimate interests of the controller prevent deletion. Another legitimate interest is, for example, a duty to provide evidence in proceedings under the General Equal Treatment Act (AGG).
The applicant may consent to the inclusion of his/her application documents in the applicant pool of the controller. The data will be deleted until revoked, but at the latest after three years.

SSL Encryption
To protect the security of your data during transmission, we use state-of-the-art encryption procedures (e.g. SSL) via HTTPS.

Information about your right of objection according to Art. 21 DSGVO.
Individual right of objection
You have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of personal data relating to you which is carried out on the basis of Art. 6(1)(f) DSGVO (data processing on the basis of a balance of interests); this also applies to profiling based on this provision within the meaning of Art. 4 No. 4 DSGVO.

If you object, we will no longer process your personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing that override your interests, rights and freedoms, or the processing serves the purpose of asserting, exercising or defending legal claims.

Receiver of an objection.
ICO-LUX GmbH
Jan Franke
Hans-Knöll-Str. 6
07745 Jena

E-Mail: info@ico-lux.de
Phone: +49 3641 92 90 988

Change of our privacy policy
We reserve the right to adapt this data protection declaration so that it always complies with the current legal requirements or in order to implement changes to our services in the data protection declaration, e.g. when introducing new services. The new data protection statement will then apply to your next visit.

Questions to the data protection officer
If you have any questions about data protection, please write us an e-mail or contact the person responsible for data protection in our organization directly:

*This privacy statement was created in part with the help of activeMind AG, the experts for external data protection officers (version #2020-09-30).

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist:

ICO-LUX GmbH
Hans-Knöll-Str. 6
07745 Jena

Einzelvertretungsberechtigte Geschäftsführer:
Lars Winterfeld, Dr. Stefan Brechtken, Jan Franke

E-Mail: info@ico-lux.de
Tel.: +49 3641 92 90 988

Ihre Betroffenenrechte

Unter den angegebenen Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen (Art. 18 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns (Art. 21 DSGVO) und
• Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben (Art. 20 DSGVO).
• Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden, z. B. an die zuständige Aufsichtsbehörde des Bundeslands Ihres Wohnsitzes oder an die für uns als verantwortliche Stelle zuständige Behörde.

Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch unserer Website Art und Zweck der Verarbeitung:

Wenn Sie auf unsere Website zugreifen, d.h., wenn Sie sich nicht registrieren oder anderweitig Informationen übermitteln, werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers, Ihre IP-Adresse und ähnliches.

Sie werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Website,
• Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Website,
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
• zur Optimierung unserer Website.
• Wir verwenden Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Informationen dieser Art werden von uns ggfs. anonymisiert statistisch ausgewertet, um unseren Internetauftritt und die dahinterstehende Technik zu optimieren.

Rechtsgrundlage und berechtigtes Interesse:
Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Website.

Empfänger:
Empfänger der Daten sind ggf. technische Dienstleister, die für den Betrieb und die Wartung unserer Webseite als Auftragsverarbeiter tätig werden.

Speicherdauer:
Die Daten werden gelöscht, sobald diese für den Zweck der Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die Daten, die der Bereitstellung der Website dienen, grundsätzlich der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 14 Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer anonymisiert, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich:
Die Bereitstellung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die IP-Adresse ist jedoch der Dienst und die Funktionsfähigkeit unserer Website nicht gewährleistet. Zudem können einzelne Dienste und Services nicht verfügbar oder eingeschränkt sein. Aus diesem Grund ist ein Widerspruch ausgeschlossen.

Kontaktformular und Registrierungsformular für Kontaktaufnahme via E-Mail

Art und Zweck der Verarbeitung:
Die von Ihnen eingegebenen Daten werden zum Zweck der individuellen Kommunikation mit Ihnen gespeichert. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse sowie Ihres Namens erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben. Die Angabe weiterer Daten ist optional.

Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt auf der Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Durch Bereitstellung des Kontaktformulars möchten wir Ihnen eine unkomplizierte Kontaktaufnahme ermöglichen. Ihre gemachten Angaben werden zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert.

Sofern Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um ein Angebot zu erfragen, erfolgt die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Empfänger:
Empfänger der Daten sind ggf. Auftragsverarbeiter.

Speicherdauer:
Daten werden spätestens 6 Monate nach Bearbeitung der Anfrage gelöscht.

Sofern es zu einem Vertragsverhältnis kommt, unterliegen wir den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach HGB und löschen Ihre Daten nach Ablauf dieser Fristen.

Bereitstellung vorgeschrieben oder erforderlich:
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Wir können Ihre Anfrage jedoch nur bearbeiten, sofern Sie uns Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und den Grund der Anfrage mitteilen.

Verwendung von Matomo (vormals Piwik)
Auf dieser Webseite kommt der Dienst Matomo zum Einsatz. Dabei handelt es sich um ein Analysewerkzeug für Webseitenbetreiber, der es dem Betreiber ermöglicht, Daten über das Nutzerverhalten zu erfassen und zu analysieren. Dadurch sind wir in der Lage, das Angebot unserer Webseite optimal an die Bedürfnisse unserer Nutzer anzupassen. Hierfür ist unter anderem die Wiedererkennung des Nutzers notwendig, auch wenn dieser sich auf verschiedenen Unterseiten der Webseite bewegt.

Wir verwenden Matomo in einer datenschutzfreundlichen Konfiguration, bei der keine Cookies benötigt werden und setzen das Tool ausschließlich auf eigenen Servern ein, sodass eine Weitergabe der erhobenen Daten an Dritte ausgeschlossen ist. Stattdessen kommt das sogenannte "Device Fingerprinting" zum Einsatz, bei dem zum Zwecke der Wiedererkennung des Benutzers Informationen über dessen Endgerät zusammen mit Informationen über die Benutzung der Website auf unserem Server gespeichert werden. Dadurch ist es uns möglich herauszufinden, wann der Benutzer welche Seiten aufgerufen hat. Abhängig von der Netzwerkkonfiguration des Benutzers erfassen wir auch Informationen über die Region, das Betriebssystem, verwendete Browser, Referrer und die IP-Adresse. Letztere wird vor der Speicherung anonymisiert, sodass sie dem Benutzer nicht mehr eindeutig zuzuordnen ist. Die genannten Informationen werden maximal für 24 Stunden gespeichert. So können wir messen, welche Aktionen von Benutzern durchgeführt werden - beispielsweise Klicks auf Links oder Aufenthaltsdauer auf einer Unterseite.

Der Einsatz von Matomo erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1f der DS-GVO, gemäß derer der Betreiber der Website ein berechtigtes Interesse an der anonymisierten Analyse des Verhaltens der Benutzer hat, um sein Webangebot zu evaluieren und zu verbessern.

Widerspruch:
Sie können der Speicherung und Auswertung Ihrer Daten durch Matomo jederzeit über den unten aufgeführten Link widersprechen. Es wird dann ein sogenanntes Opt-Out-Cookie auf Ihrem Gerät gespeichert, das zwei Jahre Gültigkeit hat. Es hat zur Folge, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Beachten Sie allerdings, dass das Opt-Out-Cookie gelöscht wird, wenn Sie alle Cookies löschen.

Nähere Informationen zu den Privatsphäre-Einstellungen der Matomo Software finden Sie unter folgendem Link: matomo.org/docs/privacy.

Terminplaner
Diese Seite benutzt den Terminplanerdienst von Harmonizely.com. Damit ist es möglich, dass Besucher sich selbst einen Termin aussuchen und buchen. Harmonizely wurde als iFrame integriert. Die Datenschutzbestimmungen von Harmonizely finden Sie unter dem folgenden Link: harmonizely.com/privacy

Bewerbungsverfahren, Möglichkeit der Bewerbung
Zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens erhebt und verarbeitet der für die Verarbeitung Verantwortliche die personenbezogenen Daten von Bewerbern. Die Verarbeitung kann auf dem elektronischen Weg übermittelt werden. Dies ist insbesondere der Fall, wenn der Bewerber seine Daten über die auf der Website vorgesehenen Bewerbungsformulare ausfüllt und an den Verantwortlichen übermittelt. Schließt der Verantwortliche mit dem Bewerber einen Anstellungsertrag ab, werden die übermittelten Daten zum Zweck der Vertragsabwicklung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Fristen gespeichert. Wird kein Anstellungsvertrag abgeschlossen, werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen das für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Ein sonstiges Berechtigtes Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Der Bewerber kann der Aufnahme seiner Bewerbungsunterlagen in den Bewerberpool des Verantwortlichen zustimmen. Die Daten werden bis auf Widerruf, spätestens jedoch nach drei Jahren gelöscht.

SSL-Verschlüsselung
Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Empfänger eines Widerspruchs
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Tel.: +49 3641 92 90 988

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Fragen an den Datenschutzbeauftragten
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an die für den Datenschutz verantwortliche Person in unserer Organisation:

Die Datenschutzerklärung wurde teilweise mithilfe der activeMind AG erstellt, den Experten für externe Datenschutzbeauftragte (Version #2020-09-30).